SERVIZIO WHISTLEBLOWING

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  1. INTRODUZIONE AL WHISTLEBLOWING

Con l’intento di rafforzare l’azione di prevenzione e contrasto ai comportamenti illeciti posti in essere all’interno di enti pubblici e privati, il 29 dicembre 2017 è entrata in vigore la legge n. 179 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”. L’istituto del whistleblowing trova il suo fondamento giuridico nella tutela del dipendente pubblico o privato che segnali condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro. La legge n. 2017 del 30 novembre 2017 consolida la disciplina esistente (D. Lgs. 165/2001) sia nella Pubblica Amministrazione che nelle aziende private, prevedendo significative forme di tutela del segnalante. In particolare, la nuova disciplina stabilisce che colui il quale – nell’interesse dell’integrità della PA – segnali al responsabile della prevenzione della corruzione dell’Ente (ad esempio, un dirigente amministrativo), all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) o all’autorità giudiziaria le condotte illecite, di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, non possa essere – per motivi collegati alla segnalazione – sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura peggiorativa delle sue condizioni di lavoro.

La tutela del whistleblower nel settore privato interviene sul decreto 231 introducendo una nuova previsione che inquadra nell’ambito del modello organizzativo 231 le misure legate alla presentazione e gestione delle segnalazioni. Più precisamente, il modello organizzativo 231 deve oggi prevedere specifici canali per la segnalazione di condotte illecite, di cui almeno uno con modalità informatiche e tali da garantire la riservatezza dell’identità del segnalante.

 

  1. LA SOLUZIONE DIVERSIFICATA PROPOSTA DA CO.DE

Il servizio offerto da CO.DE fornisce un’ampia gamma di strumenti ad hoc idonei a guidare il processo di segnalazione di illeciti o di altre irregolarità di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza e, al contempo, assicura ai responsabili del sistema un monitoraggio completo dei flussi informativi pervenuti, in conformità alla nuova normativa vigente.

Per rispondere alle esigenze diversificate di ogni organizzazione in materia di segnalazioni, la nostra Società è in grado di offrire un pacchetto di servizi modulari, progettando su misura il sistema integrato di gestione delle segnalazioni in base alla complessità organizzativa di riferimento.

La proposta include quattro tipologie di servizi:

Predisposizione della piattaforma informatica per la gestione delle segnalazioni

 

BASIC
  • Schede di segnalazione customizzate
  • Formazione della funzione responsabile della gestione delle segnalazioni
  • Manutenzione ed aggiornamento della piattaforma
  • Assistenza tecnica continua

 

INTERMEDIATE

 

Gestione in outsourcing del servizio di Whistleblowing mediante :

  • Elaborazione, condivisione e successiva diffusione della procedura delle segnalazioni
  • Formazione di tutto il personale
  • Predisposizione di informative/presentazioni sulla procedura da diffondere, mediante i canali istituzionali della vostra organizzazione, a dipendenti, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, ecc.
  • Aggiornamento continuo della procedura e delle informative e coordinamento/integrazione di queste ultime con altre informative (ad es. in materia di privacy)
  • Analisi trimestrale dei flussi delle segnalazioni pervenute e supporto in eventuali azioni correttive da intraprendere

 

ADVANCED
  • Raccolta delle segnalazioni
  • Screening e Prima analisi delle stesse con esclusione di quelle manifestamente infondate
  • Report alla Funzione interna responsabile
  • Custodia dell’identità del segnalante con assunzione della responsabilità di verificare, di volta in volta, il ricorrere dei presupposti previsti dalla Legge per la rivelazione della sua identità

 

TOP
  • Attività di supporto informativo, attraverso investigazioni difensive condotte da professionisti qualificati ed in possesso delle licenze previste dalla normativa di riferimento, finalizzata alla gestione dell’intera istruttoria conseguente alla segnalazione

 

Si precisa che ciascun pacchetto di servizi include le attività del pacchetto precedente (quindi, ad esempio, il servizio Intermediate comprende, oltre ai servizi elencati nella propria sezione, anche i servizi offerti nel pacchetto Basic).

 

2.1 LA PIATTAFORMA INFORMATICA

L’adozione di una piattaforma informatica semplice ed intuitiva mediante la quale canalizzare le segnalazioni pervenute rappresenta oggi l’unico sistema che tutela sia i soggetti segnalanti, ma anche e soprattutto le funzioni responsabili dalle importanti sanzioni previste dalla norma, in quanto tale sistema consente di tracciare e certificare la corretta istruzione delle pratiche e la segretezza delle stesse.

Da non tralasciare inoltre che dotarsi di un software per la gestione delle segnalazioni è ormai divenuto un obbligo se si vuole adempiere correttamente alla nuova normativa vigente ed evitare sanzioni, dal momento che le Linee Guida dell’ANAC e la stessa legge n. 179/2017 prescrivono chiaramente che il canale di inoltro delle segnalazioni deve necessariamente essere informatico per poter garantire al meglio la riservatezza dell’identità del whistleblower.

La certezza che solo l’organo deputato alla ricezione delle segnalazioni abbia accesso ai dati del segnalante è garantita sia dall’assegnazione di una password di accesso alla segnalante, sia da un codice OTP (One Time Password) ricevuto via SMS dall’organo preposto per visionare i dati del segnalante.

Inoltre, per assicurare un servizio sempre attivo ed in linea con le novità normative, è prevista un’attività di manutenzione ed aggiornamento della piattaforma, oltre che assistenza tecnica continua per la risoluzione di problemi di ogni genere e complessità e per l’implementazione di nuove richieste di funzionalità specifiche.

 

  • LA FORMAZIONE

Il personale di un’impresa gode di una posizione privilegiata e di una conoscenza più intima delle dinamiche interne all’organizzazione, due elementi fondamentali per identificare in maniera più immediata i rischi di commissione di illeciti rispetto ai soggetti esterni.

Per favorire l’emersione delle condotte illecite, è pertanto di fondamentale importanza che l’impresa stimoli l’etica morale del suo personale affinché aumentino le denunce dei comportamenti irregolari di cui si viene a conoscenza nel proprio ambito lavorativo, promuovendo un processo di sensibilizzazione attivato mediante una continua ed efficace formazione in merito alle tematiche afferenti la segnalazione. In particolare, attraverso i professionisti di CO.DE l’impresa può organizzare sessioni formative durante le quali si impartiscono nozioni teoriche in materia di whistleblowing e si illustra come effettuare praticamente una segnalazione, senza incorrere nel rischio di ritorsioni e mantenendo riservata la propria identità.

 

 

  1. PERSONALIZZAZIONI PER LE ESIGENZE DEGLI ENTI

Per gli enti più strutturati che sentono la necessità di un supporto maggiore per l’implementazione del sistema di gestione delle segnalazioni, CO.DE offre un’assistenza personalizzata a seconda delle esigenze specifiche rilevate in sede di pianificazione.